Ultimo aggiornamento: 01/10/2021

In un business, tutte le entrate, le spese e le altre transazioni commerciali devono essere registrate. Questo si applica anche ai viaggi fatti con un’auto aziendale. I viaggi privati non sono deducibili dalle tasse e devono quindi essere contrassegnati come tali. I cosiddetti giornali di bordo del guidatore sono un modo per farlo.

Ma cos’è un registro e come deve essere tenuto? Nella nostra guida sul tema dei giornali di bordo, rispondiamo alle domande più frequenti. Spieghiamo anche i diversi tipi e cosa deve fare l’ufficio delle imposte con il registro.




Sommario

  • Il diario di bordo di un autista serve a documentare in dettaglio l’uso di un veicolo. In questo modo, i viaggi privati possono essere distinti dai viaggi d’affari.
  • Il vantaggio pecuniario per i viaggi con l’auto aziendale per motivi privati deve essere tassato.
  • Non esiste una certificazione ufficiale per i diari di bordo del conducente. È importante che soddisfino i requisiti dell’ufficio delle imposte.

Informazioni di base: Cosa dovresti sapere sul registro

Se usi un’auto aziendale per scopi privati, dovresti sapere alcuni punti sul registro. Pertanto, abbiamo riassunto le informazioni più importanti sul diario di bordo del conducente nelle sezioni seguenti.

Cos’è un diario di bordo e a cosa serve?

In certi casi, il proprietario di un veicolo deve tenere un registro dei viaggi individuali fatti con il veicolo (1). Questo si chiama registro del conducente. Questo è quando i dipendenti o i lavoratori autonomi usano il veicolo privatamente oltre che per scopi lavorativi.

Se il veicolo viene utilizzato per scopi commerciali, i costi sono deducibili dalle tasse. Tuttavia, questo non è il caso dei viaggi privati. Se un dipendente usa la sua auto aziendale sia per scopi lavorativi che privati, il reddito figurativo per i viaggi per motivi privati deve essere tassato.

Fahrtenbuch

Molti dipendenti e lavoratori autonomi usano l’auto aziendale anche per scopi privati. (Fonte immagine: JESHOOTS / Pexels)

Con l’aiuto di un diario di bordo, l’uso di un veicolo, per esempio un’auto aziendale, è documentato in dettaglio. Questa documentazione può essere utilizzata per la dichiarazione dei redditi per separare chiaramente i viaggi privati da quelli professionali (2). Tuttavia, il diario di bordo di un autista è utilizzato anche per il controllo all’interno di un’azienda, specialmente se diverse persone utilizzano lo stesso veicolo.

Quando deve essere tenuto il diario di bordo di un autista?

In linea di principio, tenere un registro non è obbligatorio. Tuttavia, l’uso privato dell’auto aziendale deve essere tassato. Pertanto, la quota di viaggi privati deve essere dimostrata. Un modo per farlo è quello di tenere dei registri. In alternativa, puoi applicare la regola dell’1 per cento. Scoprirai esattamente di cosa si tratta nella prossima sezione.

Un registro diventa necessario se l’ufficio delle imposte ha dei dubbi sul fatto che il veicolo sia usato per scopi commerciali o se il veicolo è usato per scopi commerciali e l’ufficio delle imposte presume un uso misto. Un registro può quindi essere richiesto dall’ufficio delle imposte o dalla polizia a scopo di ispezione.

È meglio il registro del conducente o la regola dell’1 per cento?

Per pagare le tasse sulla quota privata di un’auto aziendale, puoi scegliere tra la regola dell’1 per cento e il registro del conducente. Puoi cambiare il metodo solo all’inizio dell’anno o quando cambi veicolo.
regola dell’

1 per cento

La regola dell’1 per cento è un regolamento dell’imposta sul reddito per stimare i costi dell’uso privato di un veicolo aziendale. Il reddito figurativo per uso privato per ogni mese è l’1 per cento del prezzo di listino lordo nazionale al momento della registrazione iniziale del veicolo (3). È quindi indipendente dal costo dell’acquisto dell’auto.

Inoltre, il valore d’uso per i viaggi tra casa e lavoro è stimato allo 0,03 per cento per chilometro di distanza. Ogni chilometro è moltiplicato per lo 0,03% del prezzo di listino. I valori stimati secondo la regola dell’1 per cento si riferiscono sempre ad un mese. Pertanto, devi moltiplicare i valori per dodici nell’anno (3).

Confronto tra il registro del conducente e la regola dell’ 1 per cento

Se l’auto aziendale viene usata molto privatamente, la regola dell’1 per cento è solitamente più favorevole. Tuttavia, ci sono alcune situazioni in cui la regola dell’1 per cento può essere relativamente costosa. Di seguito abbiamo elencato alcuni esempi in cui il registro del conducente può essere più favorevole

  • Il prezzo lordo nuovo del veicolo è molto alto.
  • Il veicolo è relativamente vecchio o l’hai comprato di seconda mano.
  • La casa e il posto di lavoro sono lontani.
  • Strumento di verifica adatto ai conducenti con una bassa quota di uso privato (4).
  • Se il veicolo è già completamente ammortizzato.
  • Se le spese di gestione come il carburante o l’assicurazione dell’auto sono relativamente basse.

Il chilometraggio annuale e l’estensione dell’uso privato sono fattori decisivi per decidere se è più favorevole il registro del conducente o la regola dell’1 per cento (5).

Coloro che guidano poco con una costosa auto aziendale dovrebbero piuttosto utilizzare il registro del conducente. Anche se l’auto è vecchia e le spese aziendali sono basse, un registro è la scelta migliore, perché quasi tutti i costi, come le riparazioni, le spese di leasing o l’assicurazione, contano nel registro.

Come datore di lavoro, dovresti calcolare e chiarire con il tuo consulente fiscale in quali casi è più vantaggioso tenere un registro. Se fai lo sforzo e tieni un diario di bordo, puoi aspettarti dei vantaggi fiscali. Tuttavia, affinché l’ufficio delle imposte riconosca la prova dei costi, il registro deve essere tenuto correttamente.

Come deve essere tenuto un registro?

Non esiste un modello ufficiale per tenere un diario di bordo. Tuttavia, un registro dovrebbe essere tenuto correttamente. Dovrebbe rispondere alle domande chi, come, quando e perché. In linea di principio, ogni viaggio deve essere documentato con il rispettivo scopo. Si fa una distinzione tra viaggi d’affari e viaggi privati (6).

Per i viaggi ufficiali, la data del viaggio, il punto di partenza e la destinazione devono essere inclusi nel diario di bordo. Devi anche documentare il chilometraggio all’inizio e alla fine del viaggio, lo scopo del viaggio e, nel caso di viaggi più lunghi, il percorso effettuato. Anche il cliente o il partner commerciale dovrebbe essere elencato. Se più persone usano l’auto, anche il rispettivo guidatore dovrebbe essere inserito. Per i viaggi privati, la data e i dettagli chilometrici sono sufficienti.

I seguenti requisiti si applicano alla forma di un registro

  • Il registro del conducente deve essere tenuto come un libro rilegato e non deve essere composto da fogli singoli.
  • La documentazione deve essere tempestiva e continua.
  • Gli integratori non sono ammessi. Se sono necessari dei cambiamenti, devi segnarli chiaramente.
  • Le iscrizioni devono essere complete, corrette, leggibili e chiare (7).

Probabilmente ora ti starai chiedendo quali sono i diversi tipi di giornali di bordo. Ora vorremmo darti informazioni più dettagliate su questo aspetto.

Quali tipi di registri esistono?

Oltre ai registri cartacei scritti a mano, esistono anche quelli elettronici. Ci sono molti tipi diversi. Abbiamo elencato le opzioni elettroniche più importanti insieme alle spiegazioni (2).

[I giornali di bordo possono già essere installati direttamente nell’auto, per esempio come parte del sistema di navigazione integrato[/tr]

Tipo Spiegazione
App per il diario di bordo le proprie app possono essere utilizzate per registrare tutti i viaggi. I dati inseriti vengono poi trasferiti a un software
Spina del registro La spina del registro è attaccata alla presa della scheda del veicolo. I viaggi vengono registrati automaticamente. L’hardware si orienta al chilometraggio così come al segnale GPS

Leggere il tempo e il chilometraggio dopo ogni viaggio può essere abbastanza noioso. I registri elettronici possono rendere questo compito più facile. Inoltre riduce le scartoffie e migliora la comunicazione con l’ufficio (8).

Un’applicazione è particolarmente adatta se non vuoi iniziare subito con una soluzione completa, ma vuoi prima provare la registrazione digitale. Le app hanno il vantaggio che il veicolo può essere localizzato tramite GPS. Questo significa che non devi inserire il punto di partenza e la destinazione da solo.

Tuttavia, poiché l’app richiede l’inserimento manuale e la misurazione del percorso tramite GPS è spesso imprecisa, gli utenti delle auto aziendali dovrebbero investire in una soluzione basata sull’hardware a lungo termine.

Per la verifica fiscale, i dati elettronici devono essere analizzabili digitalmente. Le autorità fiscali possono ancora guardare le tue valutazioni dieci anni dopo per la verifica fiscale.

Come fa l’ufficio delle imposte a controllare il registro?

I registri sono controllati dalle autorità fiscali su base casuale. Le informazioni contenute nel diario di bordo vengono confrontate con altri documenti presentati, come le ricevute del carburante, le ricevute dell’officina o le registrazioni degli appuntamenti.

La data e l’ora indicate sulle fatture

vengono confrontate.
L’ispettore dell’ufficio delle imposte confronta quindi il chilometraggio secondo il registro con quello della fattura dell’officina. Il revisore cerca a caso le deviazioni per scopi privati che non sono state registrate. Il revisore cerca quindi carenze nella registrazione (9).

Quali registri sono accettati dall’ufficio delle imposte?

I registri scritti a mano sono accettati dall’ufficio delle imposte se sono rilegati e i cambiamenti sono documentati in modo comprensibile. Anche i registri elettronici sono accettati dall’ufficio delle imposte. Devi assicurarti che le voci non possano essere cambiate in seguito (2). L’ufficio delle imposte insiste sulla sicurezza contro le manipolazioni. Se vuoi inserire o cambiare qualcosa in seguito, la correzione deve essere tracciabile.

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L’ufficio delle imposte accetta sia registri scritti a mano che elettronici. (Fonte immagine: Sarah Shaffer/ Unsplash)

I registri Exel non sono accettati dall’ufficio delle imposte perché i dati potrebbero essere manipolati in seguito. Naturalmente questo vale anche per altri programmi come Word. Tali registrazioni non sono ammissibili (2).

Cosa succede se il registro non viene accettato?

Se non viene tenuto un registro del conducente o i registri non soddisfano i requisiti dell’ufficio delle imposte, allora il reddito figurativo viene solitamente calcolato secondo la regola dell’1 per cento.

Se non viene tenuto un registro del conducente o se non viene accettato, si applica la regola dell’1 per cento.

Tuttavia, questo può risultare in svantaggi fiscali significativi.

Se il diario di bordo di un autista è deliberatamente falsificato, possono essere presentate accuse di evasione fiscale (7).

I diari di bordo dovrebbero quindi essere sempre conservati in modo corretto e appropriato.

Conclusione

Molti autisti di auto aziendali risparmiano tasse e tempo con un registro. Con il registro dell’autista, i viaggi privati possono essere distinti dai viaggi d’affari. Per i conducenti con una bassa percentuale di uso privato, il registro del conducente è il miglior strumento di verifica possibile.

Che sia scritta a mano o elettronica, una documentazione adeguata, tempestiva e corretta è importante. Per l’ufficio delle imposte, l’antimanomissione è di particolare importanza. I fogli elettronici Exel o i documenti Word non sono quindi ammissibili, perché possono comunque essere modificati in seguito. Se non tieni un registro o se non soddisfa i requisiti, il reddito figurativo è calcolato secondo la regola dell’1 per cento.

Fonte dell’immagine: Jahongir ismoilov/ Unsplash