Ultimo aggiornamento: 03/08/2021

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Quando si tratta di contabilità, la sicurezza e la buona organizzazione sono le cose più importanti. Se dovessimo descrivere il registratore di cassa in una parola, “must-have” sarebbe la parola giusta per molti.

Non importa se il tuo business è piccolo, medio o grande, uno dei pezzi fondamentali quando ci pensi è questo strumento capace di aiutarti a curare, organizzare e snellire le tue entrate (e molti dei tuoi processi). Questa guida serve a far luce sulla tua decisione di acquisto e ad aiutarti ad ottenere il modello di registratore di cassa più adatto alle tue esigenze.




Le cose più importanti da sapere

  • Il nome dice tutto. Il registratore di cassa registra e somma automaticamente l’importo delle vendite. Questo aiuta a controllare l’errore umano e il furto interno.
  • Gli studi dimostrano che il registratore di cassa riduce il tempo di lavoro e aumenta gli incassi giornalieri, perché tutto è automatizzato.
  • È indispensabile per qualsiasi tipo di business. Piccolo o grande, con molti o pochi clienti, è necessario tenere una registrazione accurata per mezzo di un registratore di cassa.

Registratore di cassa: la nostra selezione

Guida all’acquisto: cosa devi sapere sul registratore di cassa

Ci è chiaro che vuoi il meglio per la tua attività ed è per questo che sei arrivato fin qui. Che tu sia una piccola impresa o una grande azienda, cercherai di avere i migliori elementi per poter lavorare nel modo più produttivo possibile.

Un elemento essenziale è il registratore di cassa. Uno strumento che ti permette di controllare e gestire il denaro che entra nel tuo business nel modo giusto. In questo articolo condividiamo con te tutto quello che devi sapere sui registratori di cassa.

Gli studi dimostrano che i registratori di cassa riducono il tempo di lavoro e aumentano gli incassi giornalieri, perché tutto è automatizzato. (Fonte: Joseasreyes: 5895578/ 123rf.com)

A cosa serve un registratore di cassa?

Avere un registratore di cassa ti aiuterà in molti modi, specialmente per tenere meglio sotto controllo i profitti dell’azienda. Con esso puoi calcolare e registrare le transazioni commerciali, così come conservare il denaro in cassa.

Stampano una ricevuta al cliente, fornendo sicurezza e fiducia. Inoltre, una delle sue funzioni principali è quella di servire come un contabile finanziario, in quanto conserva una copia della ricevuta per il proprietario.

Quindi, con un registratore di cassa puoi:

  • Vendite record
  • Tenere traccia dell’inventario
  • Usalo per il controllo fiscale
  • Elabora il pagamento con carta di credito integrando il lettore di carte di credito
  • Registra gli acquisti dei clienti da utilizzare per future campagne di marketing

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di un registratore di cassa?

Questa sezione è per capire meglio come possiamo utilizzare un registratore di cassa. Ci sono sia aspetti positivi che meno positivi in questo. Pertanto, ti diremo quali vantaggi e svantaggi troverai in questo tipo di dispositivo.

Vantaggi
  • Precisione
  • Sicurezza
  • Tracciamento delle transazioni
  • Accelerazione dei processi
  • Stampa di ricevute e fatture
Svantaggi
  • Formazione richiesta
  • Livello minimo di conoscenze informatiche
  • Possibili errori del sistema operativo

Come funziona un registratore di cassa?

Prima di tutto, il registratore di cassa deve essere collegato alla rete elettrica, se è necessario. Anche se, al giorno d’oggi, possiamo trovare modelli che utilizzano batterie (in modo che il registratore di cassa possa continuare a funzionare in caso di mancanza di corrente).

Il registratore di cassa ha un tastierino numerico dove possiamo digitare l’importo. Insieme al pulsante di apertura della cassa, la cassa si aprirà automaticamente ed emetterà il biglietto. La cassa non si apre mai da sola, a meno che non sia dopo una vendita.

Nei modelli più moderni di registratori di cassa, di solito è inclusa una pistola per la scansione dei codici a barre. Questo significa che quando scansioniamo il codice di qualsiasi articolo, l’importo verrà visualizzato. Una funzione che facilita il lavoro e ci permette di raccogliere diversi oggetti contemporaneamente.

Inoltre, è possibile bloccare la cassa nel caso in cui qualcuno entri per rubare e voglia aprire la cassa.

Inoltre, è possibile programmare funzioni come sconti, note di credito o cancellazioni di vendite (sempre premendo il tasto appropriato).

Indispensabile per qualsiasi tipo di business. Piccolo o grande, con molti o pochi clienti, è necessario tenere un registro accurato con un registratore di cassa. (Fonte: Vaquero: 120099608/ 123rf.com)

Quando comprare un registratore di cassa?

Se stai pensando di avviare una nuova attività, una delle prime cose a cui dovresti pensare è comprare un registratore di cassa, perché? Perché sarà il luogo dove ogni passo di vendita che fai sarà registrato, oltre ad aiutarti a semplificare i passi e a snellire i processi di vendita.

È anche una buona opportunità quando vuoi rimodellare la tua attività, optando per una più moderna, più veloce della calcolatrice e più utile. Immagina di avere la possibilità di utilizzare i registri dei tuoi clienti per inviare loro un’email con i giorni delle vendite. Suona bene, non è vero?

Chi può utilizzare un registratore di cassa?

Qualsiasi dipendente, manager, proprietario o persona in grado di utilizzare un telefono cellulare può utilizzare un registratore di cassa. Generalmente, contengono sistemi e linee guida molto semplici. Dopo una breve lettura delle istruzioni, sarai pronto ad utilizzarlo.

Vale la pena notare che spesso l’acquisto del registratore di cassa viene fornito con un servizio di installazione e programmazione. Oltre a configurarlo perfettamente, ti offriranno tutto l’aiuto di cui hai bisogno per iniziare ad usarlo.

Uno degli elementi più importanti quando si pensa al tuo business. (Fonte: Young: 5852003/ 123rf.com)

Ci sono regolamenti relativi ad un registratore di cassa?

Sì, secondo la legge tutte le imprese sono obbligate a registrare i loro movimenti di cassa. Inoltre, devono conservare una copia della stessa fattura semplificata emessa a loro favore. Con quale elemento viene eseguito questo obbligo? Con il registratore di cassa.

Ecco perché è molto importante avere un registratore di cassa nella tua attività. Non solo renderà il tuo lavoro più facile, ma è anche attraverso di esso che svolgerai i compiti fiscali obbligatori.

Tutti i tipi di aziende e lavoratori autonomi sono obbligati ad emettere una fattura e una copia della stessa per la fornitura di servizi o la fabbricazione di prodotti, che effettuano nello sviluppo della loro attività (articolo 164. Uno. 3. della legge 37/1992).

Quali tipi di registratori di cassa esistono?

Sul mercato si possono distinguere chiaramente tre tipi di modelli di registratori di cassa che differiscono per le loro diverse caratteristiche:

Modello classico Modello digitale o touch Modello POS
Complessità del computer Bassa Media Un po’ alta a seconda del modello
Dimensione Media Più piccolo e leggero Può essere separato in parti, ma generalmente occupa molto spazio
Display NO: solo display numerico Touch o LCD di medie dimensioni Grande touch o monitor PC associato
Dettagli del biglietto Semplice Semplice Più completo
Prezzo Economico e durevole Economico con necessità di servizio continuo Più alto con necessità di servizio mensile
Scanner di codici a barre No
Prezzo Più economico Intermedio Leggermente più alto

Criteri di acquisto

Quando si apre un’attività, sappiamo che ci sono diversi fattori da considerare. Scegliere quale tipo di registratore di cassa è meglio per la tua attività è uno di questi. Di seguito, troverai gli aspetti più importanti da conoscere per acquisire il modello che meglio si adatta al tuo business, generando il massimo rendimento.

Tipo di attività

Prima di aiutarti a prendere una decisione su quale registratore di cassa è meglio per il tuo business, definiamo e chiariamo che tipo di business hai:

  • Piccolo: meno di 20 dipendenti (la maggior parte con meno di 10). Insieme alle medie imprese, sono il più grande tipo di azienda esistente.
  • Medio: tra 20 e 200 dipendenti.
  • Grande: più di 200 dipendenti.
Se ho Dovrei comprare
Piccolaimpresa Registratore di cassa tradizionale o digitale
Media impresa Registratore di cassa digitale o touch
Grande impresa Registratore di cassa POS

Sistema di sicurezza

Come abbiamo detto all’inizio, uno dei punti più importanti è la sicurezza del tuo denaro e del business in generale. Anche questo dovrebbe essere preso in considerazione quando si sceglie il registratore di cassa.

  • Chiave: Questo è il sistema di sicurezza tradizionale e il più usato prima del grande progresso della tecnologia. I registratori di cassa con questo sistema possono essere aperti solo tramite chiave o quando viene registrato un acquisto. Solo il responsabile del locale o una persona di fiducia ha la chiave per aprire la cassa.
  • Digitale: Questo sistema di sicurezza per registratori di cassa ha reso la vita più facile a molti grazie al sistema informatico integrato. È veloce, pratico e sicuro. Contiene un moderno sistema digitale, in cui le password sono utilizzate per l’ingresso. Anche se ogni dipendente può avere le password, è consigliabile limitarle solo al manager più fidato. In termini di estetica, dà un’immagine moderna del business.
  • POS: Il “Point of Sale Terminal” contiene il più recente sistema di sicurezza oggi disponibile. Lo scopo di un dataphone è quello di rendere questa difficile connessione tra il negozio e la banca in modo diretto, veloce ed efficiente. Ha un sistema integrato che previene le frodi e le violazioni dei dati, che potrebbero essere molto dannose per i tuoi profitti alla fine del mese.

Qualsiasi dipendente addestrato può utilizzare il registratore di cassa. (Fonte: Fegato: 7k6lKGhQXcQ/ Unsplash.com)

Componenti

Quante parti puoi considerare quando acquisti un registratore di cassa?

  • Cassetto della cassa: soldi, ricevute di carte di credito e altri documenti sono conservati qui. I cassetti della cassa devono essere robusti e sopportare l’apertura e la chiusura costante.
  • Touch screen: un’opzione moderna che permette agli utenti di interagire con il computer più facilmente e rapidamente. La funzionalità touch non solo sostituisce la tastiera e il mouse, ma risparmia anche spazio sul bancone.
  • Tastiera: se scegli un sistema per punti vendita senza touch screen, la tastiera servirà come interfaccia primaria. Molti rivenditori potrebbero aver bisogno di funzioni speciali che solo le tastiere possono fornire.
  • Computer: una parte importante di un registratore di cassa digitale. È il componente che esegue il software. Può avere un sistema operativo standard, che fa funzionare la macchina, o può essere caricato con un software proprietario del fornitore.
  • Stampante per ricevute: elemento necessario per stampare un record della transazione per il cliente e anche per il negozio. Assiste nel controllo delle entrate.

Rapporto qualità-prezzo

Il costo di un registratore di cassa dipenderà dalle sue dimensioni, dal modello, dalle funzioni e dagli accessori. Puoi trovare registratori di cassa classici economici o modelli all’avanguardia più costosi.

  • Registratore di cassa classico: Può essere acquistato da €150 a €250. Il più basilare per i piccoli negozi e bar. Non è richiesto alcun costo di aggiornamento periodico del software. La sua vita utile è solitamente di circa 10 anni.
  • Registratore di cassa tattile: di solito sono assemblati in modo tale che tutto è in un unico pezzo e puoi iniziare a lavorare immediatamente. Si fa tutto per una cifra compresa tra i 200 e i 400 euro. Tuttavia, è assemblato in modo tale che, se qualcosa va storto, sei dipendente dall’azienda che ha installato tutto. Questo servizio può essere costoso, a seconda del problema. La sua durata di vita è solitamente di circa 5 anni.
  • Registratore di cassa con POS: hai bisogno di un computer, un software e una connessione a Internet. Se andiamo per il più economico, includendo tutti i componenti, può costare tra i 400€ e i 500€.

Nel caso in cui tu abbia già un computer, il costo si riduce alla stampante, al cassetto della cassa e allo scanner. Devi prendere in considerazione il costo del software, che di solito è mensile perché il supporto e gli aggiornamenti sono molto importanti. La sua durata di vita potrebbe essere tra gli 8 e i 12 anni.

Riassunto

Come abbiamo visto, il registratore di cassa è uno dei punti più importanti quando si pensa di aprire o ristrutturare la propria attività, indipendentemente da quale si sceglie. Si occuperà di registrare tutti i movimenti finanziari, dando una buona organizzazione alle tue vendite e facilitando e velocizzando il processo con il cliente. Emetterà anche biglietti e fatture per gli obblighi fiscali, tra gli altri.

I proprietari e i dipendenti di diversi negozi hanno confermato che dopo aver acquisito il registratore di cassa più adatto alla loro attività, il loro benessere è aumentato quando lavorano con un volume elevato. Questo perché ora possono svolgere i loro compiti quotidiani con più velocità e precisione. Hai già scelto il tuo nella sezione delle raccomandazioni?

Se ti è piaciuta la nostra guida, per favore condividila con i tuoi amici e familiari sui social media. A presto!

(Fonte dell’immagine: Popov: 13896151/ 123rf.com)

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